青海省科學技術(shù)信息研究所有限公司檔案管理辦法

瀏覽次數(shù)：0次   信息發(fā)布：信息所辦公室  發(fā)布時間：2024-06-12 10:49:06

第一章 總則

第一條 為加強青海省科學技術(shù)信息研究所有限公司（以下簡稱：信息所）檔案管理工作，促進檔案工作為信息所各項工作服務，根據(jù)國家、行業(yè)和國科資公司有關(guān)檔案管理法規(guī)、制度規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于信息所系統(tǒng)檔案管理工作。本辦法對所屬部門有要求的，部門應遵照執(zhí)行。

第三條 檔案是指部門在經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。包括科技、文書、會計、人事、聲像和實物檔案等。

第四條 檔案管理應遵循以下原則：

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。檔案工作應實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度。以資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，部門具體負責、領(lǐng)導本部門的檔案管理工作；

（二）全員、全過程管理原則。檔案管理工作應把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入到經(jīng)營和管理活動全過程管理當中，納入到各部門的職責范圍和相關(guān)人員的崗位職責、考核當中。 

第二章 管理職責

第五條 公司總經(jīng)理對信息所檔案工作負全責。

第六條 公司分管副總經(jīng)理對檔案工作履行以下職責：

（一）貫徹國家檔案法律法規(guī)、方針政策和上級有關(guān)規(guī)定，并監(jiān)督指導；

（二）組織協(xié)調(diào)、研究解決信息所檔案工作重要事項。

第七條 綜合管理部歸口管理信息所系統(tǒng)檔案管理工作，具體業(yè)務由檔案管理人員負責，履行以下職責：

（一）貫徹國家、地方檔案法律、法規(guī)及標準和上級公司、本單位相關(guān)制度、規(guī)定，并組織落實；

（二）制定檔案管理工作規(guī)劃，并組織實施；

（三）負責建立健全檔案管理各項規(guī)定，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查和考核；

（四）負責建立檔案工作考核和責任追究制度并監(jiān)督執(zhí)

行；

（五）負責檔案統(tǒng)計年報的編報工作及檔案編研工作；

（六）負責科技廳科技檔案及信息所各種檔案的接收、保管、利用工作；

（七）負責對各部門檔案管理工作的指導、服務；

（八）負責建設(shè)項目檔案驗收相關(guān)工作；

（九）參加各業(yè)務管理部門組織的涉及檔案管理的相關(guān)工作；

（十）負責與上級單位、地方檔案局等單位的溝通協(xié)調(diào)與工作聯(lián)系。

第八條 各部門履行以下職責：

（一）明確專（兼）職檔案人員及其工作職責；

（二）負責將本部門職責范圍內(nèi)形成的、具有保存價值的、且辦理完畢的所有文件，經(jīng)整理后向檔案管理部門歸檔；

（三）負責管理范圍內(nèi)項目檔案的指導、監(jiān)督、檢查及協(xié)調(diào)工作；

（四）配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務工作。

第九條  明確檔案工作分管領(lǐng)導，配置專業(yè)檔案管理人員，負責本單位檔案管理工作，履行以下職責：

（一）貫徹國家、地方檔案法律法規(guī)、標準和上級公司、本單位相關(guān)制度、規(guī)定，并組織落實；

（二）制定符合本單位實際的、具有操作性的檔案管理工作實施細則，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查；

（三）負責本單位檔案工作考核和責任追究工作；

（四）負責本單位各類檔案的集中統(tǒng)一管理及安全保管，保證有效利用；

（五）負責組織落實國家和地方核準項目等檔案驗收申報辦理及其相關(guān)工作；

（六）負責檔案編研等檔案科技和信息化建設(shè)工作；

（七）負責本單位檔案工作的宣傳、培訓；

（八）負責本單位檔案統(tǒng)計年報等日常管理工作。

第三章 歸檔文件材料收集、整理、歸檔管理

第十條  各部門兼職檔案人員應檢查本部門歸檔文件的齊全、完整與準確情況，按檔案類型分別填寫“檔案移交登記表（附錄2）”（一式兩份），并由部門負責人審核簽字后，隨同歸檔文件一并移交綜合管理部。綜合管理部接收時應認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。

（一）文書檔案：在辦理完畢后歸檔，于次年第一季度內(nèi)移交綜合管理部。

（二）科技檔案：科研開發(fā)、項目建設(shè)、更新技改等項目文件應在項目鑒定、驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔，并在項目驗收完成后1個月內(nèi)移交綜合管理部。

（三）會計檔案：應在會計年度終了后，再由會計部門保管一年，期滿后于一季度內(nèi)移交綜合管理部。

（四）人事檔案：新員工入職一個月內(nèi)將入職相關(guān)材料及時收集、整理、歸檔，員工在職期間相關(guān)入檔材料，綜合管理部須在兩個月內(nèi)及時歸檔。

 （五）影像檔案：應在工作結(jié)束后及時歸檔，于次月移交綜合管理部。

 （六）實物檔案：一般應在工作結(jié)束后及時歸檔，并隨時移交綜合管理部保管。

 （七）其他檔案：換證、補充等文件材料應隨時移交綜合管理部，外購設(shè)備或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時移交綜合管理部，涉及保密文件資料應在辦理完畢后及時歸檔移交綜合管理部。

（八）電子文件應隨同紙質(zhì)文件一同歸檔。

第十一條 按照歸檔時間移交綜合管理部的資料，由綜合管理部檔案管理人員按照檔案整理的方法及要求進行整理、分類、排列、立卷與編目。

第十二條 綜合管理部確定分類方案時應以信息所全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點，將檔案分類設(shè)置，具體見“檔案分類表（附錄6）”。

（一）一級類目，文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案等。

（二）二級類目，按照管理職能和檔案特點設(shè)置，可結(jié)合實際需要增設(shè)、減少或不設(shè)職能二級類目。不設(shè)職能二級類目的大類可采用年度-保管期限-組織機構(gòu)分類。

（三）二級以下類目設(shè)置依據(jù)“檔案分類表（附錄6）”中的基本范圍，結(jié)合實際確定，但分類的層次不宜過多。

第十三條 檔號的標識、編目

（一）檔號采用英文字母和阿拉伯數(shù)字相結(jié)合的混合編號方法。檔案室應編制檔案總目錄、檔案分類目錄。

（二）文書檔案按年度、保管期限、組織機構(gòu)、盒號歸檔，不設(shè)置檔號。

（三）科技檔案檔號結(jié)構(gòu)為：一級類目分別采用大寫英文字母標識；二級及二級以下類目分別用“雙位制”阿拉伯數(shù)字順序排列標識；案卷號用三位阿拉伯數(shù)字排列標識。類目層次中間用間隔號“·”隔離開或采用“-”連接。

（四）會計檔案、人事檔案、影像檔案、實物檔案的檔號結(jié)構(gòu)按檔案內(nèi)容的實際情況標識，一般一級類目可采用大寫英文字母標識。

 （五）電子檔案一般不單獨設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對應分類編號。

第四章 檔案保管和安全管理

第十四條 綜合管理部履行以下職責：

（一）負責本單位檔案保管及檔案安全管理進行指導、監(jiān)督、檢查和考核；

（二）負責審核到期檔案銷毀的鑒定意見和報批工作。

第十五條 歸檔后的文件材料由檔案管理部門負責保管，履行以下職責：

（一）制定、落實檔案庫房、檔案安全防護措施；

（二）負責組織對已到保管期限的檔案進行銷毀前的審查鑒定，提出鑒定意見；

（三）清理、核對、修復庫藏檔案，對檔案的完整和帳物相符負責。

第十六條 各業(yè)務部門及相關(guān)崗位人員負責配合到期檔案的銷毀鑒定工作。

第五章 檔案利用管理

第十七條 檔案管理部門履行以下職責：

（一）建立、健全檔案借閱、利用管理規(guī)定并執(zhí)行；

（二）負責開展檔案編研工作；

（三）指導、督促檔案工作人員熟悉庫藏檔案情況，更新、完善檔案檢索信息，做好檔案利用服務。

第十八條 綜合管理部應建立各類檔案檢索臺賬，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務，辦公室提供檔案咨詢服務。

 （一） 單位和個人查閱利用檔案時，應按照檔案借閱程序，經(jīng)審批同意后方可登記利用。

（二） 檔案利用主要以現(xiàn)場查閱、復印、外借等方式進行。凡借閱檔案，借閱者須填寫“檔案借閱審批單（附錄5）”，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批同意后，方可利用檔案。絕密檔案的查閱必須在監(jiān)控視頻下進行，由檔案管理人員和紀委人員共同監(jiān)督管理，檔案不允許帶出檔案室，查閱完畢，檔案管理人員須對視頻進行備份。

（三） 凡借出檔案超過7天的，必須及時辦理續(xù)借手續(xù)。

（四） 外單位利用檔案時，必須憑利用單位證明，寫明利用目的、內(nèi)容范圍，由利用單位負責人簽字，經(jīng)綜合管理部負責人審核后提請總經(jīng)理批準，方可利用。

（五） 檔案利用者在閱檔時，不得擅自抽拆、復印、調(diào)換、污損、泄漏檔案內(nèi)容，不得擅自復制、刪除電子文件，違者根據(jù)情節(jié)輕重追究責任。

（六） 調(diào)檔人必須是《檔案借閱審批單》里注明的借閱人。

第六章  檔案的鑒定、銷毀

第十九條 由綜合管理部牽頭，相關(guān)部門配合，負責到期檔案的鑒定。

第二十條 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種，檔案保管期限執(zhí)行“檔案歸檔范圍保管期限表（附錄7）”。

（一）永久保管檔案。凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌，對本單位、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

（二）定期保管檔案。凡是反映本單位一般工作活動，在一定時間對本單位各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。

第二十一條 根據(jù)“檔案歸檔范圍保管期限表（附錄7）”，由綜合管理部組織相關(guān)部門及專業(yè)人員定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定結(jié)束后，綜合管理部對仍需繼續(xù)保存的檔案重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案登記造冊，填寫“銷毀清冊（附錄3）”，經(jīng)綜合管理部負責人審查，分管領(lǐng)導審核，總經(jīng)理批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。

第七章  檔案管理要求

第二十二條 歸檔要求

（一）各部門兼職檔案人員應按照規(guī)定將本部門應歸檔的文件組成保管單位，由本部門負責人審定后歸檔。

（二）歸檔的文件材料，應遵循文件材料形成規(guī)律收集齊全，核對準確，保持卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)性、成套性。其制成材料應有利于長久保存，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。文件所使用的裝訂材料、裝具等要符合檔案保護要求，案卷裝訂要整齊牢固。

（三）整理移交檔案室的科技檔案、文書檔案需建立卷內(nèi)目錄（附錄1），卷內(nèi)文件要排列有序，按要求編頁碼，卷內(nèi)目錄要填寫齊全、準確，卷內(nèi)備考表（附錄4）要真實地記錄和反映出卷內(nèi)文件的數(shù)量、完整程度、存在的主要問題及原因和歷次變化情況。其他類檔案必要時按照文件性質(zhì)建立卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表。

（四）歸檔的文件應為原件。因故無原件的可歸檔具有憑證作用的復印件等。

（五）非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、利用安全、編目規(guī)范（年度－保管期限－移交單位－名稱）、手續(xù)清楚。

（六）外文材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

（七）新（擴）建項目的竣工資料及竣工圖各歸檔兩份及以上；其他類檔案歸檔應一式一份；歸檔投標文件時，中標單位的投標文件歸正、副本，未中標單位的投標文件歸正本。

（八）兩個以上單位合作完成的項目，其文件由主辦單位負責收集整理，主辦單位應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關(guān)的正本文件。

第二十三條 保管要求

（一）檔案存放應依據(jù)檔案載體選擇柜、架，排架方法要科學且便于查找，底圖不宜折疊、以平放為宜，磁性載體應配置防磁柜，重要檔案做好備份。對于受損的檔案應及時進行修復或補救，對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

（二）綜合管理部應及時、準確地填報本單位檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表，建立檔案工作統(tǒng)計臺賬。統(tǒng)計臺賬主要內(nèi)容包括：檔案室儲藏情況，年度入、出庫情況，檔案利用情況，檔案專兼職人員情況，檔案設(shè)施、設(shè)備情況，檔案銷毀情況等。

第二十四條 檔案庫房管理要求

（一）檔案庫房應保持干凈、整潔，并且具備防火、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物等防護功能。

（二）檔案庫房應根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀（檔案室溫度一般控制在14—24℃，相對濕度為45—65%）。

（三）檔案庫房要及時投放防蟲藥物及滅鼠藥物；禁止存放食物。

（四）檔案庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應定期檢查，并及時排除隱患。

（五）檔案管理人員應對庫藏檔案定期進行清理核對，做到賬、物相符。 

第八章  附錄

附錄1：卷內(nèi)目錄；

附錄2：檔案移交登記表；

附錄3：銷毀清冊；

附錄4：卷內(nèi)備考表；

附錄5：檔案借閱審批表；

附錄6：檔案分類表；

附錄7：檔案歸檔范圍保管期限表。

第九章  附則

  第二十五條 本辦法由公司總經(jīng)辦起草和負責解釋。

第二十六條 原《青海省科學技術(shù)信息研究所有限公司檔案管理制度》同時廢止。

第二十七條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。